Documents chantier :
classés automatiquement

Les essentiels : (1) Devis signés (preuve contractuelle) ; (2) Factures avec mention TVA + SIRET artisan ; (3) Attestations RC Pro + décennale en cours de validité ; (4) RIB de chaque artisan ; (5) Justificatifs paiement (virements, chèques numérisés) ; (6) Avenants signés ; (7) PV de réception par lot ; (8) Certificats RGE pour aides énergétiques ; (9) Photos avant/après par lot ; (10) Plans, permis, diagnostics. GérerMonChantier classe automatiquement ces 10 catégories par lot et par artisan.

Durées légales en France : (1) Devis et factures : 10 ans (durée de la garantie décennale) ; (2) Attestations décennales : 10 ans après la fin du chantier ; (3) PV de réception : à VIE (justifie l'activation décennale en cas de sinistre 9 ans plus tard) ; (4) Justificatifs RGE pour MaPrimeRénov : 5 ans ; (5) Documents fiscaux (revenus fonciers locatif) : 6 ans après la déclaration. Recommandation : 10 ans pour TOUT, par sécurité. GérerMonChantier exporte le dossier complet en PDF/Excel à tout moment.

Méthode efficace : (1) Classement PAR ARTISAN puis PAR TYPE (devis, factures, attestations) ; (2) Nommage fichiers : YYYY-MM-DD_NomArtisan_TypeDoc.pdf (chrono + tri auto) ; (3) Backup cloud redondant (Dropbox + GMC + disque externe) ; (4) Photos avant/pendant/après séparées par lot, géolocalisées ; (5) Index résumé en 1 page accessible rapidement. GérerMonChantier automatise ces 5 points dès l'upload — vous n'avez plus à classer manuellement.

3 méthodes : (1) Recherche full-text (mots du document, pas seulement le nom de fichier) — fonctionne sur OCR pour PDF scannés ; (2) Filtres : par artisan, par lot, par date, par type ; (3) Tags personnalisés (ex: "urgent", "litige", "déclaré aux impôts"). GérerMonChantier implémente les 3, avec un export ciblé en 1 clic. Délai moyen pour retrouver un document : 5-15 secondes vs 5-30 minutes en classement manuel.

Outils recommandés : (1) Application téléphone Adobe Scan / Microsoft Lens / iOS Notes (gratuit, OCR auto, format PDF) ; (2) Scanner physique avec OCR si volume important (~150 €) ; (3) Service externe (~50 € pour 100 documents si pas de temps). Qualité requise : 300 DPI minimum, couleur, fichier ≤ 5 Mo/page. Une fois numérisé, l'original papier peut être détruit (sauf documents légaux comme actes notariés). GérerMonChantier accepte tous formats PDF/JPG/PNG.

En France, depuis 2017, la copie numérique a la même valeur juridique que l'original SI : (1) Elle est fidèle (sans modification) ; (2) Lisible (300 DPI minimum) ; (3) Conservée dans des conditions de fiabilité (cloud chiffré avec horodatage). Exceptions où l'original papier reste obligatoire : actes notariés, jugements, documents sous seing privé enregistrés. Pour les chantiers résidentiels classiques, la version numérique suffit légalement et est plus pratique.

Pour chaque type de bénéfice fiscal : (1) MaPrimeRénov : factures originales + attestation RGE + audit énergétique (si demandé) ; (2) Déduction revenus fonciers locatif : factures détaillées + relevés bancaires paiement + déclaration 2044 ; (3) TVA réduite 5,5 % énergétique : attestation simplifiée signée + facture nominative ; (4) Crédit d'impôt résidence principale (équipements personnes âgées) : factures + attestations. GérerMonChantier classe par usage fiscal et exporte un récap PDF/Excel pour votre déclaration.

5 règles : (1) Une photo par lot et par étape clé (avant démolition, gros œuvre, finitions) ; (2) Géolocalisation activée (preuve du lieu) ; (3) Métadonnées EXIF préservées (date originale = preuve juridique) ; (4) Résolution minimum 1920×1080 px ; (5) Sauvegarde redondante (téléphone + cloud + GMC). Évitez de modifier les photos (recadrage OK, retouche couleur NON) — les EXIF doivent être intacts pour usage judiciaire. GérerMonChantier préserve les EXIF à l'upload.

Export ciblé : (1) Pour assureur dommages-ouvrage : factures + attestations décennales + PV de réception + photos avant/après ; (2) Pour avocat litige : tous les échanges horodatés + devis signés + factures + photos + témoignages. Format recommandé : 1 PDF unique avec sommaire chronologique. GérerMonChantier génère ce PDF en 1 clic, classé chronologiquement ou par thématique, avec hyperliens internes. Évite les zip avec 200 fichiers éparpillés que personne ne lira.

5 protections : (1) HTTPS TLS 1.2+ sur toute communication (vérifier le cadenas) ; (2) Stockage chiffré au repos côté serveur ; (3) Authentification forte (mot de passe complexe + 2FA si possible) ; (4) Pas de partage par email simple — utiliser un lien partagé temporaire avec mot de passe ; (5) Sauvegarde redondante chiffrée. GérerMonChantier coche les 5 (hébergement OVH France, chiffrement TLS + AES, sauvegardes quotidiennes). Aucun document ne fuit.

Options selon budget : (1) Gratuit basique : Google Drive ou Dropbox + classement manuel en dossiers ; (2) Intermédiaire : Notion ou Airtable (50 €/mois pour quelques utilisateurs) ; (3) Dédié BTP pro : Bati-Pilote, ProgBati (100-300 €/mois, trop pour un particulier) ; (4) Spécialisé particulier : GérerMonChantier (12 €/mois, classement automatique, alertes IA, export). Le critère qui compte : capacité à RETROUVER un document en < 30 secondes 6 mois après.

Workflow complet : (1) Upload depuis téléphone, ordinateur ou email (adresse dédiée par chantier) ; (2) Classement automatique par OCR : extraction artisan, lot, montant, date ; (3) Affectation au bon lot et bon artisan automatiquement ; (4) Détection des types (devis vs facture vs attestation) ; (5) Recherche full-text instantanée ; (6) Export PDF/Excel par lot, par artisan, par usage fiscal ; (7) Sauvegardes quotidiennes chiffrées. Aucune action manuelle de classement requise.